役員報酬を適正に決定するには、法律と税務の両方を意識した手続きが必要です。単に金額を決めるだけではなく、手順を正しく踏まないと、税務上のリスクや法的な不備が生じる可能性があります。以下では、その基本的な流れをわかりやすく解説します。

株主総会による報酬額の決定がスタート地点

株式会社では、役員報酬の総額は株主総会の決議によって定める必要があります。定款に「取締役の報酬は株主総会で決定する」と記載されている場合が多く、実際の金額設定はこの総額の範囲内で行われます。

株主が代表者1人であるような小規模法人でも、議事録として記録に残しておくことが税務上の証拠となるため重要です。

具体的な金額と支給形態を取締役会などで確定

株主総会で総額が決定された後、取締役会などで各役員への具体的な金額や支払い方法を定めます。報酬は原則として毎月同額で支給する「定期同額給与」が基本で、これにより法人の損金に算入することが可能になります。

仮に役員間で職務内容や責任に差がある場合、それを反映した金額設定を行うことで、不公平感や税務上の指摘を防ぐことができます。

議事録の整備と税務リスクへの備えが不可欠

決定した報酬内容は、必ず議事録や決定通知書として書面に残しておくことが求められます。これは税務調査時に適正な手続きが行われた証拠として必要となるもので、後から言った言わないのトラブルを防ぐ上でも有効です。

また、税理士などの専門家に確認を取りながら進めることで、税務リスクを回避しやすくなります。